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「RPAでできることは?」意外とイメージしにくいRPA化できる業務について分かりやすく解説!

こんにちは!株式会社TACTの大石です。

今回は、「RPAには興味があるが、いったい何を自動化できるの」という疑問をお持ちの方を対象に、「RPAでできること」についてわかりやすく解説していきます。

RPAは標準化されたホワイトカラーの業務効率化を実現するためのツールで、プログラミング経験の少ないユーザーでも利用可能であることから、多くの企業で導入されております。

■ RPAって何?

RPA(Robotic Process Automation)とは:ロボットによる業務自動化の取り組み、およびその概念を指します。近年では、小売、製造、金融、観光、建設、自治体などのさまざまな業界・業種での導入利活用が進んでいます。RPAを詳しく知りたい方はぜひこちらの記事も合わせて読んでみてください。

関連記事:「RPAって何?」今さら聞けないRPAについてわかりやすく解説!

■ RPAでできることは?【RPAとITシステムの違い】

ITシステムとRPAの違いについてご存知でしょうか。多くの方がITシステムとRPAを混同しそれぞれの特徴がわからず困惑する方が多いようです。まずは、RPAでできることをお伝えする前に、ITシステムとの違いについてご紹介します。

ITシステムの役割

ITシステムは、顧客管理や人事労務管理など、システム自体を担当者が操作することでさまざまな業務を効率化するツールとして使われています。

ITシステムは企業や組織全体の「作業効率を上げる」ための大規模なシステム・ツールとして使われる一方、RPAと比べ導入から実装・運用までには比較的長期的なプロジェクトとなり、その分価格も高いものが多く、数十億円単位でのシステム導入をする企業も多く存在します。

そのためITシステムの場合、システム導入後の修正・変更時は、システム部門やベンダーがシステム改修という形でプログラミング知識のある専門のエンジニアが作業をします。

RPAの役割

一方RPAは、担当者の代わりに作業代替をする「ロボット」を構築・運用するためのツールです。RPAは自社でロボットを構築・修正が可能であるため、利用部門が改修し、外部委託などの費用負担を極力抑えることができます。

そのため、ITシステムと比べると比較的安価に改修ができ、ITシステムと比べるとプログラミングのような専門的なスキルを持ち合わせていなくても修正することが可能となっています。

RPAを導入することで単純な作業は「ロボット」が代行し、「担当者」は高度な仕事に集中できるようになり、労働時間をクリエイティブな時間にシフトすることができます。

■ 【RPA化するための判断基準】

続いて、業務をRPA化するための判断基準について紹介いたします。

RPAはPC上で行われる定型的な業務であれば、基本的にすべて業務代行が可能です。

ただし、人間やAIとは違い、指示以外の内容を柔軟に判断することはできません。

そこで、RPA化できるかどうかを下記4点を判断基準にしてみましょう。

  1. 業務はルール化で来ているか
  2. 人の意思・判断や、声をもとにした入力は不要か
  3. 入力データは定型化、電子化されているか
  4. 例外処理が少なく、安定的なプロセスか

1つ目は、「ルール、定義」についてです。

ルール化されていないとRPAは正確に業務を行えません。たとえば、定期的にレポートを作成する場合、

・特定のExcelファイルからデータを抽出

・抽出データを指定したグラフフォーマットでグラフ化

・特定のレポート用シートにアウトプット

というようにルール化・定義付けすることが必要です。

2つ目は、「インプット方法」についてです。

RPAはあくまでPC内での自動化しかできないため、人でしかできない判断や作業は不適合になります。

ただし、一部は人での作業を残して、その他はRPAで自動化をするという、ハイブリットな活用方法で運用可能なケースもあります。

3つ目は、「データ、性質」についてです。

Excelやテキストデータであれば、RPAは情報を取得することができますが、紙やスキャンしたデータでは、情報を取得することができません。

RPAで業務効率化をする場合、情報がデータ化されているということが重要になります。

4つ目は、「プロセス」についてです。

例外が多くなりすぎると単純にロボット構築が複雑になり、安定した業務の自動化が難しくなる場合があります。

そのため、導入後にRPAが期待していたように動かない、思ったより難しいというネガティブな意見がでないよう、事前にプロセスの簡易化を目指す必要もあります。

■ 【RPAでできること】

前述した4点を踏まえ、「RPAでできること」を4つの観点に分けてまとめます。

これら4点を組み合せた作業をRPAは得意としています。

1.アプリ操作

社内システム内のデータを別のフロントシステムに連携をしたり、アプリ内でクリック、データをコピペするといった作業をRPA化することが可能です。

2.WEBからの情報収集

WEBページからデータを取得し、Excel等に転記するといった作業はRPAが非常に得意としている作業です。

3.データ照合作業

Excel内のデータを基幹システム内のデータを比較して不一致なデータがあるかチェックする確認作業もRPAで自動化することが可能です。

4.集計作業

複数のデータを集めて、その結果の数値を合計するといった作業も、自動化することが可能です。

■ RPAの導入事例をご紹介

では、最後に具体的なイメージをしていただくために、導入事例をご紹介します。

以下は、RPAテクノロジーズ社が公開しているRPA業務適応事例です。

RPA事例① 単価マスタを改訂する業務

【課題】

・ExcelからCSVに加工するルーティンワークを毎月手作業で実施しており作業ミスが発生していた

・数百件以上のデータを修正する必要があり、入力期限もあるため、休日出勤を余儀なくされていた

【導入前】

1. 担当者は単価の改訂が必要かどうか、単価情報をもとに判断

2. 改訂情報を、改訂が必要な品目に対してのみ、資材情報システムに手動で登録

3. 担当者は結果にミスがないか、全件を目視確認

【導入後】

1. 担当者は単価の改訂が必要かどうか、単価情報をもとに判断

2. ロボットは改訂情報を、資材情報システムに自動で転記

3. 担当者は、ロボット実行にエラーがないかのみ確認

【効果】

・業務時間の内98%をロボットが代行し、担当者の負荷が大幅軽減

・ヒューマンエラーがなくなり、担当者はエラーと報告されるデータのみの確認で済む

RPA事例② 大量のWebサイトからデータを収集し、飲食店舗情報をまとめる業務

【課題】

・データ収集に多くの時間を使用し、肝心のマーケティング活用に労力を割けていなかった

・複数のWebサイト毎にフォーマットが異なるため、システム化する場合は納期とコストの増大が問題となっていた

【導入前】

1. 担当者は飲食業の店舗情報が載っているWebサイトにアクセス

2. 店舗情報をコピーし、CSVに転記

3. CSVに転記したデータを、自社内のデータベースに登録
※70以上のWebサイトについて行い、手作業では収集データ量に限界があった

【導入後】

1. ロボットは飲食業の店舗情報が載っているWebサイトにアクセス

2. 店舗情報を抽出し、csvファイルに転記

3. CSVに転記したデータを、自社内のデータベースに登録

【効果】

・半年で70体のロボットを開発し、全てのWebサイトに対してロボットが情報収集を代行可能となった

・情報収集の時間をマーケティング活動に充てることができ、高品質な提案を顧客に行えるようになった

RPA事例③ 請求データと入金データを照合する業務

【課題】

・取引先との入金日が月に十数回以上あり、都度集計業務が発生

・システム化しても良い業務内容だったが、BizRobo!の方がコストが低く納期も早かった

【導入前】

1. 担当者は入金データをエクセルに転記

2. 請求データをエクセルに転記

3. 入金データと請求データを見比べ、相違がないか確認

4. 上司に内容を報告

【導入後】

1. ロボットは入金データをエクセルに転記

2. 請求データをエクセルに転記

3. 入金データと請求データを比較、異なる場合のみ担当者にアラート送信

4. 担当者は内容を確認し、上司に内容を報告

【効果】

・照合業務をロボットが全て代行するため、担当者は問題のあ​る件にのみ注力できるようになった

・空き時間を別業務に充てられるようになった

■ まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、「RPAでできること」についてわかりやすく解説しました。

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