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「RPAって何?」今さら聞けないRPAについてわかりやすく解説!

こんにちは!株式会社TACTの大石です。

今回は、「RPAという言葉はよく耳にするが、どういったものか詳しくは知らない」という方を対象に、「RPAとは」についてわかりやすく解説していきます。

■ RPAとは?

RPAって何?

RPA(Robotic Process Automation)とは:ロボットによる業務自動化の取り組み、およびその概念を指します。近年では、小売、製造、金融、観光、建設、自治体などのさまざまな業界・業種での導入利活用が進んでいます。では、具体的にどのような場面で活用されているのでしょうか。

例えば、営業の売上を支えている間接部門では、

「EXCELを確認しながら、ひたすらコピペ作業で顧客情報システムに登録している…」「毎日営業結果を集計して、担当者にメールで送信している…」

など、決まりきった仕事にわずらわしさを感じている方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

このような定型業務を代行してくれるのがRPAです。国内労働人口の減少が問題視されている日本において、業務の効率化、生産性向上といった課題の解決策としてRPAが注目されています。

■ RPAって実際どう動くの?

では、Excel ファイルの請求書から 弥生会計に仕分けをする業務を実際にロボット化したRPAテクノロジーズ社のデモ動画(4分11秒~)をご覧ください。

動画では、ロボットがEXCEL内に記入されたデータを読み取り、その情報を弥生会計に順番通り登録するという様子を確認できます。

人と違ってロボットはこのような業務を、24時間365日休まず、正確に実施し続け、さらに、辞めることもありません。

本動画で利用しているRPAツールはBizRobo!というツールになりますが、EXCELをデスクトップ上に立ち上げることなく業務を実施しています。

このような処理はバックグラウンド処理と呼ばれ、BizRobo!の大きな特徴になります。BizRobo!では、WEBやEXCELなどであれば、独自ブラウザエンジンでバックグラウンド処理が可能です。

他のRPA製品の場合デスクトップ上にアプリケーションを立ち上げるため、実行中に人がPCを操作することはできません。ただし、BizRobo!であれば、独自ブラウザエンジンのみで動くロボットは、実行中であっても同一のPCを人が別作業することが可能です。

 

■ RPAのメリットって?

RPAを導入することで、業務プロセスの自動化が進み多くのメリットが得られます。具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

メリット①:定型業務の効率化

RPAは「ルールが明確」で「反復的」な業務を自動化することができます。

そのため、商品の注文や、経費の申請など、時期によって仕事量がばらつくような業務であっても、ロボットの処理件数が増えるだけです。

人はロボットが問題なく動いているかチェックするだけでよく、効率的に仕事を行えるようになります。

 

メリット②:売上拡大

RPAを営業面で利用することで、売上の拡大につながっている事例も多く出ています。

例えば、定期的な競合品の価格調査や、顧客への提案資料作成などをロボット化することで、営業マンは利益を生む活動に集中することができます。また、自社製品とRPAを組み合わせて販売することによる、価値創出、利益拡大に繋げた企業も存在します。

RPAがルール化できる定型業務を処理することにより、人間は「コミュニケーションが必要な業務」や「クリエイティブ業務」に集中できます。このように役割を適切に分けることで、人件費を抑え、売上拡大を実現することができます。

 

メリット③:ヒューマンエラーの抑制

手順やマニュアルを作成して、研修をしても無くならないのがヒューマンエラーです。ロボットの場合は、決められた業務を、決められたルールに沿って実行していく仕様のため、確認漏れといったヒューマンエラーが発生することはありません。

『限られた時間で確認作業をする』というプレッシャーから現場社員を解放する最適なツールがRPAなのです。

■ RPAのデメリットって?

メリットが多いRPAですが、当然デメリットもあります。RPAを導入して失敗しないためにもRPAのデメリットについても紹介しておきましょう。

 デメリット①:イレギュラー時の対応が難しい

RPAはシステム障害やバグなどの事象が発生した場合、作業が中断される可能性があります。

中断後の作業は人が実行する必要がありますが、どこまでロボットが実行しているか分からず、現場が対応できないという事態に陥る可能性を想定しておく必要があります。

そのため、ロボットを構築する際に、特定の作業に対してロボットがどこまで実行したか分かるログを出力したり、管理ファイルを作成するオペレーションを整えておくと良いでしょう。

 

デメリット②:システムが修正されるたびにロボットも修正する必要がある

RPAは決められた業務をエラーが起きない限り実行し続けます。

ただし、突然のシステム改修により、これまで利用していたデータの入力箇所が別のデータを入力するものに変更された場合、誤ったデータを登録し続けたり、ロボットが入力箇所を見つけられず、エラーで止まる可能性もあります。

ロボットは、決められたことを継続して実行することは得意ですが、多少の変化ですぐにエラーを起こすため、仕様変更の多いシステムとの連携などは注意する必要があるでしょう。

もし、システムが改修された場合は、必ずロボット作成者に連絡、相談できる体制やフローを明確にしておきましょう。

デメリット③:複雑な業務は不向き

RPAは決められた業務を指示通り実行することには長けていますが、教えていない内容は対処できません。

例えば、ある条件でのみポップアップが表示されるといったシステムの場合、ロボットにそのポップアップを閉じるという指示を予め設定しなければその場で止まってしまいます。

システムが細やかに対応できるものであればあるほど、ロボットがエラーを起こしやすくなりますし、ロボットの構築自体が難しくなります。

RPA導入前には、できる限り業務の簡易化を進め、ロボットの作業と人の作業の棲み分けておくと、スムーズな導入につながります。 

 

■ 誰がロボット化の作業をするの?

情報システム部やエンジニアの方が利用するようなプログラミングスキルはほとんど必要ないため、導入した企業様の一般従業員が構築するのが一般的です。ただし、最低限のプログラミングの知識やITに関わる知識は必要となるため、ある一定の教育期間は必要となるでしょう。

RPAツールは様々ありますが、「人間が行う業務の処理を操作画面上に一つずつ登録する」だけで、EXCEL、WEB、デスクトップアプリケーションなど、システムの垣根を越えて、比較的簡単に業務の自動化を実現してくれます。

各ツールでは、ラーニングページや、研修も充実しており、安心して学ぶことができます。

実際に簡単に作れるのか不安な方も多いと思いますが、個人的には、「部署内にいる少しEXCELが得意な人」というレベルであれば、数ヵ月勉強するだけで、ロボットを十分に構築できるようになるでしょう。

 

■ RPAの費用対効果ってどうなの?

弊社では月50時間程度の業務時間短縮効果があれば、費用対効果が得られるとお伝えしております。

短縮した時間の人件費で、RPA利用料のお支払いができると単純に考えていただければ費用対効果の観点でメリットがあるか分かりやすいでしょう。

また、定型業務に50時間以上費やしている企業様は、すぐに導入検討をはじめることを勧めます。

とはいえ、「今の会社規模では費用対効果が得られないのでは」と不安に感じる企業様も実際には多くいらっしゃいます。

そのような企業様であっても、「残業時間を減らして、働き方改革をしたい」「定型業務に充てていた時間をクリエイティブな時間に充てたい」などの理由でRPAを導入されています。

 

■ RPAの導入を成功させるためには?

各RPAツールの提供会社は、無料のトライアル期間を設けており、社内で活用できるか試すことができます。また、RPAの内製化を目指す場合は、下記順序で進めることをお勧めします。

▼ RPAトライアル前

①業務の棚卸を実施し、RPAが向いている定型業務と、作業時間を明確にする。

②マニュアルがない場合はマニュアルを作成する。

③起こり得るエラーを予測し、対処方法をまとめる。

④シンプルな業務からトライアル中に作成する業務を選定する。

⑤構築担当者を定める。

⑥RPAツールを選定する。

トライアル期間でロボットの構築が終了しなければ、効果検証することができないので、要件、手順を明確にし、シンプルな業務をロボット化できるよう意識してみてください。

 

▼ RPAトライアル中

①ナレッジサイトで勉強、または研修を受ける。

②構築担当者と現場担当者とで密にコミュニケーションをとり、ロボットを構築。

③構築したロボットで得られた効果を定量的に分析する。

④RPAの導入効果を想定する。

RPAは比較的利用しやすいツールではありますが、EXCELのように自学は必要です。

各社無料のナレッジベースや、有料のオンサイト研修も提供しているので、自社に合うやり方でロボットを構築してみてください。

 

▼ RPA導入後

①ロボット数を増やす。

②RPAの運用ルールを定める。

③社内ロボットエンジニアを育成する。

導入後は、ロボットの数を増やして自動化を進めつつ、運用ルールを定め、最終的に社内ロボットエンジニアを増やして横展開を進めます。

無秩序にロボットを構築した場合、作った本人しか修正できないという状況に陥るので、運用ルールを定めることは非常に大切です。

当社では『RPAコンサルティング』事業を展開しており、RPAを導入されたいクライアント企業様に対し、導入準備から導入後のサポートまで、企業様のRPA活用をワンストップでお手伝いしております。

■ RPAの導入事例をご紹介

それでは最後にRPAがどのような業務に活用されているのか事例を紹介しましょう。以下はRPAテクノロジーズ社が公開しているRPA業務適応事例です。

RPA事例① 販売実績を集計する業務

【課題】

・開発商品の種類が1000以上あり、週次で各商品データを集計する必要があった

・発注数や販売計画を立案するため、データ集計の即時性と正確性に課題があった

【導入前】

1. 集計担当者が販売管理アプリにログイン

2. 毎週の販売数量・店舗在庫数量・DC在庫数量、DC出庫数量をExcelに転記

3. 企画担当者は集計データをもとに今後の発注数量数の決定や販売計画の見直しを行う

【導入後】

1. ロボットが販売管理アプリにログイン

2. 毎週の販売数量・店舗在庫数量・DC在庫数量、DC出庫数量をExcelに転記

3. 企画担当者は集計データをもとに、今後の発注数量数の決定や販売計画の見直しを行う

【効果】

・毎週32時間かかっていた定型作業をロボットがすべて代行できるようになった

・データの集計を圧倒的なスピードでできるようになった

・企画担当者が細かく発注数量数の調整や販売計画の見直しを行えるようになった

RPA事例② カタログ表現ルールをチェックする業務

【課題】

・表現ルールに沿っていないカタログがあり、クレームリスクも高い課題があった

・年間で500種類以上のカタログを確認する必要があり、業務負荷が高い状態だった

・ミスが許されない業務であるため、確認を担当する社員の心理的負担が大きかった

【導入前】

1. カタログ作成担当者がエクセルでカタログの入稿データを作成

2. チェック担当者が、入稿データに「内規NGワード」および「知財NGワード」が含まれてないかチェック(含まれれば差し戻し)

3. チェック担当者が、商品のスペック情報と商品管理データベースの登録情報が一致しているかチェック(含まれれば差し戻し)

4. 担当者はチェックが完了すれば入稿フォルダに保存

【導入後】

1. カタログ作成担当者がエクセルでカタログの入稿データを作成

2. ロボットが、入稿データに「内規NGワード」および「知財NGワード」が含まれてないかチェック(含まれれば差し戻し)

3. 商品のスペック情報と商品管理データベースの登録情報が一致しているかチェック(含まれれば差し戻し)

4. 担当者はチェックが完了すれば入稿フォルダに保存

【効果】

・年間で360時間の余剰時間を創出し、チェック担当者の心理的な負担(ミスできない状況や、クレームリスク)を軽減

・余剰時間を商品・サービスの開発、業務品質の向上に充てることができた

RPA事例③ 在庫の変動を複数サイトに反映する業務

【課題】

・実店舗の在庫を複数のECサイトで販売、1時間かけて更新作業をする必要があった

・頻繁に商品リストが更新されるため、更新作業に担当者が常にはりつく必要があった

・新たなECシステムの構築も検討したが、外部ベンダーへの依頼コストや実装までのスピード感を比較し、BizRobo!を採用

【導入前】

1. ECサイトの販売管理画面を参照し、売上情報を転記

2. 複数店舗の売上情報をエクセルに集約

3. 直前までの実店舗の在庫リストと突合し、差分を更新

4. ECサイトの販売管理画面で在庫情報を更新

5. 担当者がECサイトへの更新を確認

【導入後】

1. ロボットはECサイトの販売管理画面を参照し、売上情報を転記

2. 複数店舗の売上情報をエクセルに集約

3. 直前までの実店舗の在庫リストと突合し、差分を更新

4. ECサイトの販売管理画面で在庫情報を更新

5. ECサイトへの更新を確認

【効果】

・在庫更新業務は始業時に1時間をかけて担当者が実施していたが、作業負担がゼロにとなった

・更新を日次から1時間毎にすることができたため、在庫情報Webサイトへの反映時間を大幅に短縮

■ まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、RPAについてわかりやすく解説しました。まずは自社課題を明確にし、業務洗い出しをすることによりロボットに任せる業務を明確化しましょう。当社ではRPAの構築までをサポートするキャンペーンを実施しております。導入検討中の方はお気軽にご相談ください!

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