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「RPAはテレワークで活躍できる?」活用のポイントを分かりやすく解説!

こんにちは!株式会社TACTの大石です。

新型コロナウイルス感染拡大を防ぐため、テレワークという働き方が注目されています。テレワークを導入することで、職場に出社することなく業務を進めることができ、通勤やオフィスの密を回避できます。これにより、感染リスクを抑えながら、事業を継続することが可能となります。しかし、これまで通りの業務品質を担保しながら、テレワークへ移行するのは難しく、事前に社内基盤の整理、デジタル化対応、定型業務の自動化など、新たな働き方に転換する必要性が出てきました。そこで、業務改善ツールとしてのRPAが注目されています。

■ RPAって何?

RPA(Robotic Process Automation)とは:ロボットによる業務自動化の取り組み、およびその概念を指します。近年では、小売、製造、金融、観光、建設、自治体などのさまざまな業界・業種での導入利活用が進んでいます。RPAを詳しく知りたい方はぜひこちらの記事も合わせて読んでみてください。

関連記事:「RPAって何?」今さら聞けないRPAについてわかりやすく解説!

■ そもそもテレワークとは?

英語で書くとtelework。

「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で離れた場所で働く事を意味しています。よく似た言葉で、「リモートワーク」「在宅勤務」という言葉が使われています。「リモートワーク」は「remote = 遠隔」という意味で、テレワークと同義です。厳密には自宅で働く「在宅勤務」とは言葉の意味が異なりますが、コロナ禍の現在は、テレワーク、リモートワークのどちらも自宅で働くという意味で人々に浸透しており、「在宅勤務」とほぼ同じ使われ方をしています。

テレワークのメリット

 1. 非常時の事業継続性の確保

新型コロナウイルスが猛威を震わせておりますが、パンデミックや震災時などの非常事態においてもオフィス以外で働く環境が整っていれば、事業を継続することができ、会社の損失を極力減らすことができます。

 2. コスト削減

固定のオフィスを持つ必要が無いため、家賃や光熱費、通勤手当を支払う必要がなくなります。また、電子化されたデータで情報を共有することが多くなり、印刷に関わる費用を抑えることができます。

 3.多様な人材の確保

出勤時間をなくし、好きな場所で働けるため、ワークライフバランスを求める人材や、介護や育児と仕事を両立したい人材を確保することができます。新型コロナウイルスが感染拡大している中、密な環境を避けて働きたいと考える人材も多いのではないでしょうか。

テレワークのデメリット

 1.情報漏洩のリスクが高まる

顧客情報や機密情報もWebを介して取り扱うことになります。このような情報が流出した場合は、損害賠償、その補償のための費用が発生したり、顧客の信頼を失うことになりかねません。利用端末にはセキュリティソフトをインストールし、指定されたアクセス方法で社内システムにアクセスするなど、リスクを低減する必要があります。

 2.コミュニケーション不足

従業員同士は異なる環境で仕事をするため、コミュニケーションをとる機会が減り、チームワークに支障をきたす場合があります。リモートワークはコミュニケーション不足に陥りやすいことを念頭に置いて、定期的にWeb会議などで社員同士が接触する機会を設け、チームが円滑に業務ができる体制づくりが必要です。 

 3.従業員の勤怠・人事管理が難しい

労働実態・勤務実態が見えにくく、適正な評価が難しくなります。テレワーク導入する際には、社員やスタッフをどのように評価するべきか、定量的な視点と定性的な視点が必要となります。テレワークに対応した人事制度を整備し、不平不満を極力生まないような仕組みを構築する必要があります。

■ テレワークは難しい?

2020年は新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言の影響もあり、多くの企業がテレワークを導入していました。しかし、その後多くの企業が継続してテレワークを実施できたわけではありません。実際に導入企業の3割程度がテレワークを取りやめたという報告もされています。

東京商工リサーチ【企業のテレワーク実施状況】

出典:東京商工リサーチ【企業のテレワーク実施状況】

業種や職種によっては、対面でないと仕事ができないといったケースもありますが、継続してテレワークを実施するためには、職場側での環境準備・業務改善が大切です。

では、職場でどのような改善が行われているのかを見ていきましょう。

内閣府【第2回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査】

出典:内閣府【第2回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査】

こちらの内閣府の調査結果をご覧いただくと、「書類のやり取りを電子化、ペーパーレス化」、「社内外の押印文化の見直し」など、既存の業務フローを見直し、様々なITツールを導入する必要もあると想像できるのではないでしょうか。対面で行っていた打ち合わせをWeb会議システムに移行したり、書類のやり取りをITツール導入により電子化したり、「出勤しないと仕事ができない」という状況を減らすことが、テレワークの導入成功のカギになりそうです。

■ テレワークとRPAの関係性と相性について

定型業務を自動化するRPAは、職場以外で仕事をするテレワークと関係がなさそうですが、実は非常に相性が良いです。

ここではテレワークの状況に併せていくつか例を出して説明いたします。

ケース①テレワークを検討フェーズ

これまで出社して行っていた仕事をそのままテレワークに移行することは難しく、業務変更をしなければいけないことが、テレワーク導入のハードルを高くしています。毎日決まった時間にオフィスでしかできない仕事があれば、テレワークへ移行するにはかなりの労力がかかることでしょう。しかし、RPAであれば決まった時間に決まった作業を実施できるため、既存のシステムを変更することなく、今まで通りの業務をロボットに「代行」させることが可能です。繰り返し緊急事態宣言が発出されている今、テレワークを早期に実現するため、RPAを導入することも一つ検討材料に取り入れる必要がありそうです。

ケース②テレワークを中断フェーズ

自宅から社内システムへのアクセスが難しい、インターネット環境が遅く仕事効率が下がるなど、様々な理由でテレワークが中断されるケースがあります。事前に社内ネットワークで動くRPAを構築しておけば、担当者はデータ加工や資料作成といったネットワークに影響を受けにくい作業に集中できるようになります。例えば下記のような業務フローであれば、リモートワークを継続して実施することが可能です。

 ①社内ネットワークで、RPAが必要なデータを取りまとめ、担当者へクラウドストレージで共有。

 ②担当者は、ファイルをダウンロードし、データを加工した後に再度クラウドストレージへ共有。

 ③RPAがクラウドストレージからファイルをダウンロードし、社内システムに登録する。

ネットワーク上の定型業務のほとんどをRPAに任せることで、テレワークでも効率的に働くことができるようになります。

ケース③テレワークが定着フェーズ

これまでテレワーク定着には企業側の業務整理・業務プロセスの改善が必要であるということをお伝えしましたが、これらの業務整理や業務プロセス改善をおこなうことで、RPA導入・利活用の成功確率も格段に向上します。RPAは定型業務の自動化が得意としていますが、電子化されているデータしか取り扱うことができません。つまり、リモートワーク定着に向けてペーパーレス化を進めることで、RPAはその活躍の場を広げることができます。RPAにより、定型業務を減らすことができれば、担当者は生産性の高い仕事に注力できますし、テレワークで問題視されたコミュニケーション不足を解消するための時間を創出することも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、「RPAとテレワークの関係性」についてなるべくわかりやすく解説しました。当社ではRPAの構築までをサポートするキャンペーンを実施しております。導入検討中の方はお気軽にご相談ください!

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